Mẫu hội thoại đặt phòng khách sạn trực tiếp qua điện thoại dành cho lễ tân

Thứ ba , Ngày 07/06/2022

Mẫu hội thoại đặt phòng khách sạn trực tiếp lễ tân cần nắm rõ để tránh sót thông tin của khách. Đây cũng là cách thể hiện sự chuyên nghiệp trong dịch vụ.

Mẫu hội thoại đặt phòng khách sạn trực tiếp bao gồm những nội dung về thông tin cơ bản. Qua đó, nhân viên lễ tân sẽ nắm được khách muốn book phòng như thế nào, cho bao nhiêu người, thời gian cụ thể,….

Vì thế ngay sau đây chuyên trang sẽ bật mí cho bạn mẫu trao đổi với khách hàng khi đặt phòng tại khách sạn. Tin chắc áp dụng những điều này lễ tân sẽ không bị sót thông tin.

Khám phá mẫu hội thoại đặt phòng khách sạn trực tiếp cho lễ tân

Không chỉ nhận yêu cầu book phòng tại quầy, lễ tân hàng ngày còn tiếp nhận đặt phòng sale ota qua điện thoại. Đối với hình thức này nếu không cẩn thận rất có thể bị sót thông tin của khách. Vậy nên, bạn hãy tham khảo mẫu hội thoại đặt phòng khách sạn trực tiếp trong phần dưới đây.

Mẫu hội thoại đặt phòng khách sạn trực tiếp	Chi tiết
Bước 1: Trả lời điện thoại theo quy chuẩn, hỏi tên khách hàng	Đây được coi là bước nền tảng để cuộc hội thoại với khách hàng thuận lợi hơn. Đầu tiên bạn cần chảo hỏi, xưng danh, chức vụ, tên khách sạn. Sau đó hỏi khách cần giúp gì và đừng quên hỏi tên người đang trao đổi với mình.
Bước 2: Xác định thời gian lưu trú	Tiếp đến, lễ tân khách sạn tiến hành lấy thông tin đặt phòng từ khách về thời gian lưu trú. Chẳng hạn: Thưa anh A, anh muốn đặt phòng tại khách sạn vào ngày nào ạ?
Bước 3: Trao đổi với khách về số lượng người lưu trú	Sau đó, nhân viên lễ tân hỏi khách về số lượng người lưu trú.
Bước 4: Xin thông tin của khách về số lượng phòng	Trong quá mẫu hội thoại đặt phòng khách sạn trực tiếp, bạn đừng quên xác định yêu cầu về số lượng phòng cần đặt.
Bước 5: Xác định loại phòng, hạng phòng khách cần đặt	Cùng với đó là nhu cầu về loại phòng, hạng phòng đặt trong thời gian lưu trú. Lúc này bạn cần check lại lịch xem vào thời điểm đó có phòng trống như yêu cầu của khách không. Trường hợp không còn phòng như khách mong muốn, nhân viên lễ tân hãy trao đổi lại và đưa ra phương án hợp lý cho khách lựa chọn. Đồng thời, lễ tân phải báo giá luôn các loại phòng trống để khách lựa chọn. Tốt nhất nên đưa ra những ưu điểm của phòng đó, chẳng hạn: Phòng view biển, có cửa sổ, ban công hay hướng núi,….
Bước 6: Nhắc lại những yêu cầu của khách	Sau khi khách chốt chắc chắn số lượng phòng, thời gian lưu trú, loại phòng, bạn hãy nhắc lại những yêu cầu của khách để chốt chắc chắn. Nếu khách hàng xác nhận thông tin, lễ tân mới tiến hành đóng booking phòng.
Bước 7: Xin thông tin liên lạc của khách	Tiếp đến, bạn hãy hỏi số điện thoại, địa chỉ, thông tin liên lạc của khách. Trường hợp cần cọc giữ chỗ trước lễ tân khách sạn bắt buộc phải thông báo cho khách. Đồng thời hỏi xem ngoài những yêu cầu kể trên khách còn cần lưu ý vấn đề gì không, như: Xe đón tiễn sân bay, tour du lịch trọn gói,….
Bước 8: Điền thông tin khách vào phiếu đặt phòng	Điền đầy đủ thông tin của khách lên hệ thống đặt phòng hoặc phiếu để kiểm soát. Điều này giúp tránh được booking trùng nhau, ảnh hưởng trực tiếp tới chất lượng phục vụ.
Bước 9: Kết thúc cuộc gọi	Sau khi đã hoàn tất đặt phòng bạn chào khách hàng và đừng quên hẹn gặp lại và cúp máy.

Mẫu hội thoại đặt phòng khách sạn trực tiếp qua điện thoại cơ bản như trên. Tuy nhiên tùy thuộc vào từng đối tượng khách hàng và nội dung cuộc gọi, nhân viên lễ tân nên linh hoạt để xử lý. Như vậy vừa làm hài lòng khách lại thể hiện được sự am hiểu cũng như chuyên nghiệm trong dịch vụ.

Lưu ý đối với lễ tân khi tiếp nhận đặt phòng qua điện thoại

Mặc dù mẫu hội thoại đặt phòng khách sạn trực tiếp có thể áp dụng cho nhiều trường hợp. Song đối với nhân viên lễ tân, khi tiếp nhận cần lưu ý những vấn đề dưới đây:

Nói chuyện với khách nhẹ nhàng, từ tốn, đợi họ nói dứt câu mới trả lời hoặc phản hồi. Tuyệt đối không nên ngắt quãng đoạn hội thoại của khách để thu nhận đầy đủ thông tin một cách tổng quát. Đồng thời không gây khó chịu cho người đang đối thoại.
Dù khách đặt phòng hay chỉ muốn tham khảo giá, lễ tân cũng giao tiếp với thái độ niềm nở, hỗ trợ hết mình. Thông qua đó người ta thấy được sự chuyên nghiệp trong dịch vụ. Đây cũng là lý do để bạn tạo ấn tượng và thu hút khách quay lại book phòng.
Note lại tất cả những yêu cầu của khách đặt phòng vào sổ ghi chú hoặc trực tiếp vào hệ thống. Điều này giúp tránh sai sót trong quá trình phục vụ.
Trường hợp thời điểm khách yêu cầu book, khách sạn không còn phòng trống, nhân viên lễ tân nên gợi ý những hạng phòng khác để khách lựa chọn.

Hy vọng thông qua mẫu hội thoại đặt phòng khách sạn trực tiếp kể trên, bạn đã biết mình nên làm gì tốt nhất. Nếu muốn tìm hiểu thêm về các nghiệp vụ khác, đừng quên theo dõi cập nhật của chuyên trang.