Mẫu hội thoại đặt phòng khách sạn trực tiếp

Chi tiết

Bước 1: Trả lời điện thoại theo quy chuẩn, hỏi tên khách hàng

Đây được coi là bước nền tảng để cuộc hội thoại với khách hàng thuận lợi hơn. Đầu tiên bạn cần chảo hỏi, xưng danh, chức vụ, tên khách sạn. Sau đó hỏi khách cần giúp gì và đừng quên hỏi tên người đang trao đổi với mình. 

Bước 2: Xác định thời gian lưu trú

Tiếp đến, lễ tân khách sạn tiến hành lấy thông tin đặt phòng từ khách về thời gian lưu trú. Chẳng hạn: Thưa anh A, anh muốn đặt phòng tại khách sạn vào ngày nào ạ?

Bước 3: Trao đổi với khách về số lượng người lưu trú

Sau đó, nhân viên lễ tân hỏi khách về số lượng người lưu trú. 

Bước 4: Xin thông tin của khách về số lượng phòng

Trong quá mẫu hội thoại đặt phòng khách sạn trực tiếp, bạn đừng quên xác định yêu cầu về số lượng phòng cần đặt. 

Bước 5: Xác định loại phòng, hạng phòng khách cần đặt

Cùng với đó là nhu cầu về loại phòng, hạng phòng đặt trong thời gian lưu trú. 

Lúc này bạn cần check lại lịch xem vào thời điểm đó có phòng trống như yêu cầu của khách không. Trường hợp không còn phòng như khách mong muốn, nhân viên lễ tân hãy trao đổi lại và đưa ra phương án hợp lý cho khách lựa chọn. 

Đồng thời, lễ tân phải báo giá luôn các loại phòng trống để khách lựa chọn. Tốt nhất nên đưa ra những ưu điểm của phòng đó, chẳng hạn: Phòng view biển, có cửa sổ, ban công hay hướng núi,….

Bước 6: Nhắc lại những yêu cầu của khách

Sau khi khách chốt chắc chắn số lượng phòng, thời gian lưu trú, loại phòng, bạn hãy nhắc lại những yêu cầu của khách để chốt chắc chắn. Nếu khách hàng xác nhận thông tin, lễ tân mới tiến hành đóng booking phòng. 

Bước 7: Xin thông tin liên lạc của khách

Tiếp đến, bạn hãy hỏi số điện thoại, địa chỉ, thông tin liên lạc của khách. Trường hợp cần cọc giữ chỗ trước lễ tân khách sạn bắt buộc phải thông báo cho khách. Đồng thời hỏi xem ngoài những yêu cầu kể trên khách còn cần lưu ý vấn đề gì không, như: Xe đón tiễn sân bay, tour du lịch trọn gói,….

Bước 8: Điền thông tin khách vào phiếu đặt phòng

Điền đầy đủ thông tin của khách lên hệ thống đặt phòng hoặc phiếu để kiểm soát. Điều này giúp tránh được booking trùng nhau, ảnh hưởng trực tiếp tới chất lượng phục vụ. 

Bước 9: Kết thúc cuộc gọi

Sau khi đã hoàn tất đặt phòng bạn chào khách hàng và đừng quên hẹn gặp lại và cúp máy.